Jaarovergang: groepen klaarzetten voor het nieuwe schooljaar

Met de jaarovergang zet je de groepsindeling voor het nieuwe schooljaar alvast klaar. Je bereidt nieuwe groepen, leerlingindelingen, vertrekkers en eventuele combigroepen voor in een veilig concept.

Het belangrijkste om te weten: je kunt dit proces 100% veilig starten. Zolang je de jaarovergang niet activeert, verandert er niets aan je huidige groepen, leerlingen of weektaken.

Alle wijzigingen worden pas definitief op het moment dat jij kiest: meteen bij activeren of automatisch op de ingeplande datum. Tot die tijd kun je alles rustig controleren, aanpassen, opslaan en later weer verdergaan.

Je kunt de jaarovergang op twee manieren voorbereiden:

• Handmatig: handig als je zelf groepen wilt hernoemen, leerlingen wilt doorschuiven, nieuwe leerlingen wilt toevoegen of de indeling stap voor stap wilt nalopen.
• Via import uit ParnasSys of een ander leerlingvolgsysteem: handig als je al een actueel EdeXML-bestand hebt. Weektaak.com leest dan de nieuwe groepen en leerlingen in als startpunt voor de jaarovergang.

Welke route je ook kiest, het principe blijft hetzelfde: je werkt eerst in een concept en pas later wordt het echt doorgevoerd.

Je start de jaarovergang vanuit Instellingen bij Groepen. Daarna kies je of je handmatig wilt werken of wilt starten vanuit een import.

De wizard leidt je daarna vanzelf door het proces. Je hoeft de stappen niet uit je hoofd te kennen: Weektaak.com laat steeds zien wat de volgende logische stap is.

Tussendoor kun je stoppen en later verdergaan. Je concept blijft bewaard totdat je het activeert of verwijdert.

Afhankelijk van de gekozen route kun je onder andere:

• Groepen aanmaken: voeg nieuwe groepen toe voor het volgende schooljaar.
• Groepen hernoemen of doorschuiven: bijvoorbeeld groep 3 voorbereiden als groep 4.
• Leerlingen verdelen: leerlingen per stuk of in batches aan een groep voor volgend jaar koppelen.
• Vertrekkers markeren: leerlingen die de school verlaten uitsluiten van het nieuwe schooljaar.
• Nieuwe leerlingen toevoegen: bijvoorbeeld nieuwe kleuters alvast klaarzetten.
• Combigroepen instellen: koppel groepen aan een combinatiegroep.
• Importgegevens controleren: na een ParnasSys/EdeXML-import nagaan of alle groepen en leerlingen goed zijn overgenomen.

Ook kun je meestal een overzicht of PDF exporteren om de nieuwe indeling nog even te controleren of met collega's te delen.

Als alles klopt, heb je twee opties:

• Direct activeren: de nieuwe groepsindeling gaat meteen in. Gebruik dit als het nieuwe schooljaar al begonnen is.
• Inplannen: kies een datum waarop de overgang automatisch wordt geactiveerd. Handig om de overgang alvast voor te bereiden voor de zomervakantie.

Pas op dat gekozen moment worden de nieuwe groepen aangemaakt en de leerlingen verplaatst. Tot dat moment blijft de huidige situatie volledig intact.

Ook na het activeren blijven oude weekplannen en weektaken gewoon beschikbaar. Je verliest dus geen historie van het lopende schooljaar.

Werk je met ParnasSys of een ander leerlingvolgsysteem? Dan kun je starten met een import van een actueel EdeXML-bestand. Daarmee haalt Weektaak.com groepen en leerlingen op voor het nieuwe schooljaar.

Ook hierbij geldt: de import is eerst een voorbereiding. Controleer de indeling, vul eventueel ontbrekende gegevens aan en activeer de jaarovergang pas wanneer jij daar klaar voor bent.

Deze route is vooral handig als je veel gegevens al netjes in je leerlingvolgsysteem hebt staan en het overtypen wilt vermijden.

De jaarovergang is bedoeld om het nieuwe schooljaar alvast voor te bereiden, zonder risico voor je huidige planning.

• Je kunt veilig beginnen, ook ruim van tevoren.
• Je kunt kiezen voor handmatig voorbereiden of starten via ParnasSys/EdeXML-import.
• Wijzigingen worden pas definitief bij activeren of op de ingeplande datum.